Adotar técnicas de aumento de produtividade pessoal é importante não apenas para questões profissionais, mas também para diminuir o stress e levar uma vida mais disciplinada. A maioria das pessoas começa o dia sem qualquer planejamento e deixa que o dia as conduza, ao invés de conduzir o dia. Vivemos em uma sociedade dinâmica, com infinitos compromissos. A web ainda nos mantem conectados com todos os nossos amigos, familiares e conhecidos, os quais constantemente nos solicitam, interrompem, cobram, pressionam, etc. Sem um planejamento e uma estratégia de produtividade pessoal seremos apenas “fantoches” do dia e de outras pessoas, caminhando sem um rumo e nos distanciando cada vez mais de nossos objetivos pessoais.

Neste artigo mostraremos dicas de como aumentar a produtividade pessoal, dentro de um planejamento. São regras simples, porém que fazem muita diferença.

Produzir mais no trabalho

1 – Faça uma lista – “To do list”

Tudo começa com uma lista de coisas a fazer (to do list). Se você não possui uma, crie! Faça isso logo pela manhã. Criar uma lista é basicamente planejar o seu dia. O processo de criar uma lista deve obedecer os passos abaixo:

  1. Escolha um único local onde criará e fará a manutenção da sua lista. Pode ser um caderno, um arquivo no computador ou aplicativo no celular. É importante ter apenas um lugar, de fácil acesso, onde a lista será consultada e atualizada;
  2. Anote tudo que vier à mente sobre coisas que você precisa fazer. Vale colocar tarefas profissionais e pessoais;
  3. Priorize! Coloque no início da lista as tarefas mais importantes e/ou com prazos menores;
  4. Assinale/Destaque as coisas que você idealmente precisa fazer no próprio dia;
  5. Grife ou destaque de forma diferenciada aquela única (apenas uma) tarefa importante e prioritária que não pode deixar de ser feita naquele dia;

Vale destacar os itens 4 e 5. Esses itens referem-se às atividades que devem ser concluídas no próprio dia. Porém, por motivos diversos, algumas das tarefas podem não ser concluídas. Isso não necessariamente é um problema. Caso a lista esteja bem priorizada, as tarefas que não forem concluídas podem ser transferidas para o dia seguinte. Contudo, a tarefa escolhida no item 5 não deve ficar para o dia seguinte. Esta é a única atividade importante e prioritária, que idealmente deve ser concluída no próprio dia. A tarefa do item 5 funciona como um “objetivo do dia”. Na pior das hipóteses, se tudo der errado, você sempre terá um objetivo diário conquistado. E isso já é um grande avanço para aumentar sua produtividade pessoal.

Produtividade Pessoal: To do list

2 – Escolha a tarefa mais difícil e comece por ela

Grande parte do stress diário é devido a um “problema” que precisamos resolver e ficamos postergando. Na maioria das vezes esses “problemas” são meramente tarefas que rotulamos como difíceis, mas quando enfrentadas com disposição e vontade, são solucionadas sem toda aquela dificuldade imaginada. Os motivos para postergar são inúmeros: medo, desconhecimento, esforço requerido, etc. Todos esses motivos são criados pela nossa mente e podem não existir de fato. Basta iniciarmos os trabalhos em um horário do dia em que estamos mais dispostos e menos suscetíveis a interrupções. Geralmente este horário é logo pela manhã.

Logo que acordamos o nosso corpo e mente estão descansados. Nossa disposição está no auge. Ainda não entramos naquela espiral do dia-a-dia onde somos engolidos por telefonemas, emails, interrupções, cobranças, etc. É neste momento que devemos encarar de frente aquela tarefa mais difícil e acreditar que ela será concluída. Você verá que quase sempre esta tarefa será solucionada em pouco tempo e você depois terá o dia todo pela frente livre e sem stress.

Você verá que começar é o maior problema. Porém, após iniciada a tarefa, tudo parecerá mais fácil!

Uma vez eliminado o “grande problema”, escolha aquelas tarefas mais simples da lista e elimine-as também. Isso criará uma sensação de “missão cumprida” ainda maior e lhe trará mais ânimo e disposição. Nesse momento você estará vivenciando a experiência de ter total controle sobre o seu dia, uma sensação de dever cumprido muito gratificante.

Algumas pessoas não produzem bem pela manhã, preferindo outros horários durante o dia para trabalhar. É importante ter auto-conhecimento e entender quais são esses horários. O fundamental é livrar-se o quanto antes das tarefas mais difíceis, minimizando o stress do dia-a-dia.

Comece pela tarefa mais difícil

3 – Foco Total: Uma tarefa por vez

Faça sempre uma tarefa por vez. Evite trabalhar em mais e uma tarefa ao mesmo tempo, pois isso não lhe trará o foco necessário para alcançar bons resultados. Uma vez concluída, risque a tarefa da lista. Riscar uma tarefa de seu “To do List” é satisfatório e gratificante.

Ao iniciar uma tarefa diga mentalmente, ou mesmo em voz alta: “Agora vou fazer XYZ”, onde XYZ é o nome da tarefa. Isso ajuda a condicionar seu cérebro a focar no presente e na atividade que está desempenhando naquele momento. Não há nada menos produtivo do que executar a tarefa “A” pensando na tarefa “B”, ou distraindo-se com pensamentos futuros ou passados. É muito importante o foco total na atividade presente.

Um dos conceitos que vem sendo cada vez mais valorizados nos ambientes corporativos é o chamado Mindfulness, que aborda técnicas de meditação e exercícios para treinar o cérebro a permanecer no presente e conferir total atenção (atenção plena) às atividades do momento presente. Os resultados são incrivelmente melhores para a sua produtividade pessoal.

4 – Diga “Não” para aumentar sua produtividade pessoal

Saiba dizer “não” às pessoas que lhe solicitam ou interrompem, sempre de forma educada, explicando que está em uma atividade importante e que, em momento oportuno, retornará. Saber dizer “não” de forma adequada fará com que as pessoas lhe respeitem mais e valorizem o seu tempo, evitando lhe solicitar a qualquer momento ou por questões sem importância.

Aprenda a dizer não

5 – Concentre o retorno de emails, mensagens e telefonemas

Nada adiantará lançar mão de técnicas avançadas para focar nas tarefas se a todo momento você se dispersa com emails, mensagens de texto, telefonemas, etc. Por isso, durante a tarefa, é importante que o celular esteja no “não perturbe” e a tela de email fechada.

Uma dica é escolher alguns horários do dia para retornar todas as ligações e emails. Concentre as respostas de emails, mensagens e telefonemas em 3 ou 4 (não mais que isso) horários do dia. Sua produtividade pessoal aumentará muito sem as interrupções destes dispositivos e você ainda treinará respostas mais rápidas, práticas e assertivas para não perder tempo.

Produtividade pessoal: Emails, mensagens, celular

6 – Faça pausas e estipule prêmios

É muito importante fazer pausas durante o dia. Aproveite aqueles momentos em que acabou de concluir uma tarefa e curta a satisfação de ter alcançado uma pequena conquista no dia. Tome um café, bata um papo com um amigo, enfim. Faça das pausas uma fonte para renovar suas energias e se auto premiar. Curta o seu dia! Seja feliz a todo momento e em qualquer lugar.

Coffe Break

7 – Delegue para aumentar sua produtividade pessoal

Delegar é uma arte! Não se preocupe se este não é o seu forte. Não é fácil delegar. Contudo, você com certeza deve ter alguma tarefa que possa transferir para outra pessoa. Geralmente são aquelas mais burocráticas, ou que exigem menos criatividade. Dedique seu tempo para coisas que de fato precisam de você.

Delegar também é um exercício. Pratique! Sua produtividade pessoal agradece.

Delegar tarefas aumenta produtividade

8 – Lei de Pareto (80/20)! Use-a a seu favor

Você já ouviu falar da Lei de Pareto? Esta lei, também conhecida como regra 80/20, defende a ideia de que, para muitas situações, aproximadamente 80% dos efeitos vêm de 20% das causas. Por exemplo, em muitas empresas 20% dos produtos são responsáveis por 80% das vendas.  O título da lei homenageia um economista italiano Vilfredo Pareto, que constatou que 80% das terras na Itália pertenciam a 20% da população. Pareto desenvolveu o princípio ao observar que, em seu jardim, 20% das vagens continham 80% das ervilhas. Saiba mais sobre a Lei de Pareto.

Esta curiosa regra aparentemente encontra respaldo em muitas situações da vida. Como empregar a Lei de Pareto a seu favor na produtividade pessoal? Use-a para priorizar suas atividades. Provavelmente 20% (ou uma minoria) de suas tarefas são responsáveis por 80% (ou a maioria) de sua produção pessoal. Descubra os projetos, clientes, tarefas, objetivos que são mais significativos e dedique a maior parte de seu tempo a eles. As demais tarefas você pode delegar (item 7), excluir (dizer não – item 4) ou simplesmente colocá-las no final da lista com menor prioridade.

9 – Reflita sobre o seu dia e atualize a lista

Na medida que o dia chega ao fim analise seu desempenho e tente identificar momentos onde sua produtividade foi melhor e pior. Tente evitar nos dias seguintes as condutas que lhe fizeram desperdiçar tempo. Ao mesmo tempo, reflita sobre aquelas tarefas que você conseguiu concluir e veja no que poderia melhorar. Isso lhe colocará em um processo contínuo de aperfeiçoamento da produtividade pessoal.

Durante o dia algumas tarefas foram concluídas, outras não. Transfira as tarefas do dia que não foram concluídas para o dia seguinte e priorize-as (coloque uma estrela ou outro destaque ao lado) para que não sejam postergadas dia após dia.

É natural que novas tarefas, ideias e projetos surjam durante o dia. Anote-as na lista, mesmo que de forma genérica ou pouco precisa. Você terá oportunidade de detalhá-las melhor posteriormente.

Reflita sobre suas tarefas

10 – Prepare o dia seguinte

Agora que você já tem uma lista e soube conduzir bem o seu dia, que tal organizar o dia seguinte? Deixar sua roupa pronta, por exemplo, fará uma grande diferença. Desconecte-se de eletrônicos (celular, televisão, computador, etc) pelo menos 1 (uma) hora antes de dormir. Durma cedo! Acorde cedo!

Agora é você que está no comando!

Para finalizar, selecionamos este infográfico muito interessante que ilustra os tópicos acima detalhados sobre a produtividade pessoal.

Infográfico Produtividade Pessoal